Ahora nos ha dado por llamarle “Onboarding”, cuando tenemos una palabra en castellano que lo define mucho mejor: “Plan de Acogida”. Parece que si lo denominamos con un anglicismo será más eficaz y le daremos la importancia que debe tener en la vida de los nuevos empleados. Suena a eufemismo, pero ahora ha pasado a ser un punto clave en la gestión de las personas en las organizaciones, antes se le encargaba al empleado más dispuesto a recibir al nuevo, menospreciando así su enorme importancia.
Dulce se levantó temprano, no le costó mucho despertar, tal vez fuese por los nervios del primer día, pero la verdad no era esa. No había nervios, ni expectativas especiales, ni esperanzas desbordadas, parecía un día normal, aunque en realidad era su primer día de trabajo después de un largo tiempo en el paro. Salió con tiempo de casa para hacer el camino en coche hasta su nuevo destino, con calma, sin prisas, como apurando el tiempo de llegada, con la esperanza, tal vez, de que el viaje fuese largo, casi infinito. (Texto de la novela “Dulce Crisis”).
¿Qué no es un “Plan de Acogida”?
Para ser realmente conscientes de la importancia de los momentos iniciales de un nuevo empleado en la empresa, primero debemos señalar que no es un “Plan de Acogida”, intentando despejar de la ecuación los hábitos heredados que no aportan nada o que solo sirven para confundir al nuevo empleado. Un “Plan de Acogida” no es…
- Una fiesta de bienvenida. Banalizando la importancia que tiene para la persona ese primer día de trabajo.
- El momento de firmar el contrato. Las formalidades ya están previstas de antemano.
- Un momento ideal para endosar al/la nuevo/a toda la documentación necesaria para cumplir con la legislación y las normas de calidad. Papeles que nunca leerá.
- Una gira de presentación por pasillos, salas y despachos. Con total seguridad no recordará a nadie.
- Una oportunidad para explicar la historia de la empresa. Si el candidato no la sabe ya, no mereció ser el elegido.
- El momento ideal para entregar los EPI’s (Equipos de protección individual).
- El momento de gloría del Gerente. Que recibe a los nuevos con lecciones de vida y nunca más vuelve a saludarles.
- Y por supuesto, un momento de soberbia para dejar impresionado al nuevo.
Aparcó el coche en el lugar equivocado, luego lo supo, pero no le importó. Esperó más de la cuenta, lo que para ella fue el primer síntoma de lo que luego pudo confirmar. Tras una larga reunión de presentación, donde se repitió lo evidente, se comentó lo innecesario y se obvio lo imprescindible, fue conducida hasta el lugar de destino definitivo, allí conoció a todos sus nuevos compañeros. Miro a su alrededor esperando que su llegada estuviese prevista, no tardo en comprobar que no era así. No tenía lugar de trabajo, ni medios para ello. Al final se improviso sobre la marcha. Habían transcurrido exactamente dos horas desde su llegada y ya estaba sola, completamente sola, literalmente sola, es más, tenía la sensación de no ser bien recibida. (Texto de la novela “Dulce Crisis”).
¿Qué es un “Plan de Acogida”?
Lo cierto es que no son necesarias muchas teorías para hacerse una idea de lo que es el primer día de una persona en una empresa, seguro que todos/as nosotras hemos pasado por ese momento y lo recordamos, sobre todo si no fue muy positivo.
“Los procesos de acogida de nuevos empleados deben ser sencillos y tener un hilo conductor (un guion) que favorezca el recuerdo. Menos es más”
Sin duda los cambios tecnológicos y la digitalización de las empresas debe influir en los procesos de incorporación de los nuevos empleados, ayudando a que estos sean más simples, sin los momentos de agobio que significaban tanto por el conocimiento de nuevas personas en un corto espacio de tiempo, como por la entrega de un sinfín de documentación en papel, que es totalmente inútil y no cumple el cometido para el que fue impresa.
Simplifica y anticipa todo lo que pueda ser automatizado.
Toda la entrega de documentación, contratos, equipos de protección, etc., debe realizarse antes del primer día. Integra al nuevo empleado en un proceso de comunicación continuo que debe iniciarse el día que la empresa decide que sea él el elegido para el puesto. Crea un canal de comunicación donde participen desde el principio todas las personas que serán importantes el primer día. Este canal debe ser el cordón umbilical que conecte al empleado durante los primeros meses con la vida de la empresa y le proporcione seguridad y alimento (información).
Prepara todo lo que pueda necesitar el nuevo empleado.
No improvises, no aplaces, no hay escusas posibles el primer día. Crea un guion de lo que debe ocurrir y haz protagonistas a todas las personas que intervienen ese primer día (los de recursos humanos deben ser transparentes), debes conseguir que todos participen y que vean ese día como un acontecimiento positivo, la llegada de un nuevo compañero. Crea expectativas antes y anuncia de antemano la incorporación. El nuevo debe tener la impresión de que le esperaban, si es así estas por el buen camino.
No defraudes. Cumple tus compromisos.
Hablamos del primer día como si fuese todo importante, pero me atrevería a decir que no es así, que hay momentos más importantes y otros que pasarán desapercibidos. Uno de los que no debes desdeñar es el primer instante, la llegada (es como la primera impresión). Sobre todo… no le hagas esperar. Aunque en esta parte lo verdaderamente importante es que no cambies tu discurso, no olvides todo lo que se habló durante el proceso de selección. Se consciente que has creado expectativas, no te las cargues el primer día.
Realiza las presentaciones justas y necesarias.
No te prodigues en las presentaciones, debes ceñirte solo a las estrictamente necesarias al menos el primer día. Conseguirás que el nuevo empleado las recuerde y pueda recurrir a ellas sin el temor haber sido olvidado. En este aspecto de la incorporación debes centrar el esfuerzo en dos presentaciones: La del Gerente, CEO o como le llaméis, que debe alejarse de los formalismos y los discursos vacíos. La de la persona que será el “lazarillo” del nuevo compañero durante las primeras semanas, debe estar próximo a su lugar de trabajo. Todos necesitamos un guía para conocer los lugares nuevos.
Deja espacio, no agobies. En “Plan de Acogida” no dura 1 día.
Haz que todo este previsto pero que no lo parezca, deja que la persona se aclimate poco a poco. Dale espacio para que pueda situarse y reflexionar sobre lo que está ocurriendo, recuerda que es un día muy importante para el/ella. Aunque para ti sea uno más. Y sobre todo, ten escrito un segundo guion con lo que debe ocurrir en las semanas siguientes y cúmplelo. Pero no pongas fechas, cada persona se incorpora de forma diferente y usando tiempos diferentes, eso no quiere decir que no debas medir el éxito de la nueva incorporación.
Instalada en su nuevo despacho, Dulce intentó hacerse una pequeña composición de lugar, situación, objetivos, tiempo… mejor un café… ¿Dónde estará la maquina del café? Esta incógnita fue resuelta por un alma caritativa, siempre hay alguien es estas situaciones que se apiada de una, que no solo le mostró a Dulce el enclave del sagrado lugar, sino que incluso le invitó. Importante, ya que esta olvidó algo absolutamente necesario el primer día de trabajo: Llevar monedas sueltas… nunca se sabe.
De regreso a casa, Dulce hizo un pequeño repaso de su primer día y no se sintió satisfecha, aunque considerando las circunstancias había sido capaz de reaccionar y planificar sus primeros días. Una sonrisa se dibujo en su cara, pensaba en las teorías de los de recursos humanos, cuánta razón, que importante acompañar los primeros días, que bueno puede ser un “Plan de acogida”.
¿Quieres que tus nuevos empleados vivan la misma experiencia que Dulce?
