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Cómo iniciar la Transformación Digital en la PYME. La Metodología de los 4 ejes.

Cómo afrontar la Transformación Digital en la PYME. La Metodología de los 4 ejes

Transformación digital” ese concepto que nos rodea y que ha entrado de lleno en el discurso de los actores económicos y sociales, forzado en algunos aspectos por la pandemia, pero sobre todo porque la sociedad lo está interiorizando a pasos agigantados.

La clave está ahora en el grado de conciencia que se tiene en la PYME sobre este tema y cómo interiorizar que puede ayudar a mejorar su eficiencia y competitividad en un futuro.

No todo el mundo lo tiene claro, sobre todo porque se trata de un movimiento de cambio que la mayoría lo asocia a la automatización de procesos industriales, y después de un salto en el tiempo nos hemos encontramos con conceptos como IA (Inteligencia artificial), Big Data, RPA (Automatización Robótica de Procesos), IoT (Internet de las cosas) o IPA (Automatización Inteligente de Procesos). Muy alejados de la cotidianeidad de una PYME. 

“Los movimientos de cambio digital más desarrollados por las grandes corporaciones, quedan lejos del concepto de usabilidad de la PYME.”

Cambio impulsado por la sociedad.

Sin embargo, la sociedad si ha incorporado cambios en sus hábitos más cotidianos: comprar, comunicar, viajar, informar, interactuar, aceptar nuevos formatos, calan poco a poco en un ecosistema cada vez más dependiente digitalmente. Los gobiernos y las grandes corporaciones favorecen el crecimiento de sistemas digitalmente inteligentes, que prometen mejorar la calidad de vida de las ciudades, sus barrios y sus habitantes. Las “smart cities” serían un claro ejemplo de este avance, apelando a la sostenibilidad y el uso eficiente de los recursos, para mejorar la vida de los ciudadanos.

“Parece ser que el tiempo de aprendizaje en la sociedad ha terminado, estamos en el momento del uso.”

Lo cierto es que ya no nos preguntamos qué es o incluso cómo nos afectará, no es necesario dar demasiadas explicaciones de la influencia que está teniendo en nuestras vidas el avance de la tecnología aplicada, pocos son los que no lo tienen presente. Parece ser que el tiempo de aprendizaje en la sociedad ha terminado, estamos en el tiempo del uso. Dando paso a la frase: “Cómo puedo hacer para cambiar”. Hemos pasado del “qué” al “cómo”.

Empresas inmersas en ecosistemas cambiantes.

Por otra parte, no podemos obviar que profesionalmente estamos inmersos en organizaciones, empresas y grupos de trabajo, que condicionan nuestra propia transformación digital. Trabajamos en empresas “heredadas[1], que vienen de años en los que este concepto no era más que una buena película de ciencia ficción.

La paradoja está en que dichas organizaciones están integradas por empleados que están viviendo su propio cambio digital en el ámbito personal, tal como describíamos en el apartado anterior. Y en algunos casos desempeñan su trabajo siguiendo procesos que podrían ser optimizados aplicando esa transformación digital que está, literalmente, en la puerta de la empresa. Ya que muchos de los empleados la asumirían de forma casi automática.

Si existe un factor que diferencia a este periodo de cambio o revolución digital frente a otros, es que este procede en mayor medida de la presión de la sociedad que rodea a las empresas[2]. Y no por la elección del empresario de implantar una determinada herramienta.

Metodología.

La clave de nuestra metodología estriba en que parte de dentro de la empresa, que asume el cambio tecnológico como un aspecto que debe generar el empleado, para posteriormente materializarlo en un cambio para el cliente o incluso en su máxima expresión, un cambio de modelo de negocio. Asume la premisa anterior de que es la sociedad la que está presionando a las empresas para asumir ese cambio.

De esta manera la metodología que aplicamos parte de una definición de transformación digital que reúne la esencia de diferentes autores (Klaus Schwab, David Rogers y otros.), pero incluyendo el matiz del origen: “partiendo de nuevas experiencias de los empleados.”

“Transformación digital es cambiar la forma en que las empresas ofrecen sus productos y servicios, brindando nuevas experiencias a sus clientes, partiendo de las nuevas experiencias de los empleados.”

Otro punto que parece ha quedado claro después de un tiempo de reflexión, tiene que ver con el fondo de este cambio, y evidencia que se trata de un cambio de cultura, de costumbres, de formas de hacer y sentir, más que de una aplicación puramente tecnológica.

Sin duda la tecnología nos facilitará el cambio, pero solo en su materialización. Siempre pienso en el mismo ejemplo: “De nada sirve tener un dispositivo portátil maravilloso, con un gestor documental de última generación, si continúas corrigiendo los informes en papel”.

Con esa idea y para facilitar el proceso de análisis de la situación de cada empleado, la metodología divide el ámbito profesional en 4 ejes y trabaja cada uno de ellos de forma individual, buscando ineficiencias concretas, que luego serán enlazadas para detectar el origen del cambio a realizar.

Cada empleado analiza de forma individual y luego compartiendo las conclusiones con sus compañeros de equipo los 4 ejes de su transformación digital, y que se describen a continuación.

Eje #1: Tu eje profesional. Tu trabajo.

Lo primero que debemos observar es cual es nuestra situación con respecto a nuestro trabajo: ¿Cómo pueden cambiar mis funciones? Más incluso que esta pregunta: ¿Tiene sentido lo que hago ahora y cómo lo estoy haciendo?

No es cuestión de que nos instalen la última versión de un determinado software, más bien de cambiar el cómo hago las cosas. Volvamos por un instante al ejemplo del papel: ¿Continuas imprimiendo todo lo que llega a tus ojos?

Cambiemos en chip y en este eje reflexionemos como mejorar nuestro trabajo y dejar de hacer todo aquello que no tenga valor de una vez por todas. Piensa cuantas cosas absurdas haces cada día o cuantas tareas repites cíclicamente una y otra vez. Después buscaremos una solución tecnológica para la ineficiencia detectada, que seguro que existe.

Eje #2: Tu eje de relación con tus compañeros. Tu empresa.

Algunos dirán que esto no depende de uno mismo, pero no es cierto del todo. Podemos hacer mucho por cambiar poco a poco las costumbres que tenemos de relación en nuestro entorno profesional.

En este eje vamos a ser muy concretos de momento, no hace falta ser muy ambiciosos: ¿Cómo te comunicas con tus compañeros? ¿Qué uso haces del correo electrónico? ¿Cómo compartes la información en tu entorno de trabajo? ¿te cuesta mucho encontrar lo que necesitas? Pon imaginación y no respondas que tú ya lo tienes resuelto, que usas la nube y esas cosas.

Se sincero y piensa hasta dónde llega tu conciencia de compartir y colaborar. Luego usaremos las nubes que necesites.

Eje #3: Tu eje de relación con el exterior. Tu entorno profesional.

Ahora piensa hacia fuera de tu empresa ¿Cómo es tu relación con el exterior? Podrías hacerte la misma pregunta que antes sobre el uso del correo electrónico, en este caso la respuesta está más relacionada con la forma que tienes de comunicarte con el exterior o como compartes la información con el ecosistema que rodea la empresa.

Peor no nos quedemos solo en la anécdota, piensa por un momento qué “tipo” de relación tienes “tú” como profesional con el exterior. Cómo te ven ellos/as desde fuera, que imagen transmites, por que medios lo haces y cuánto aportas a ese entorno: ¿Qué haces para que tu entorno sea cada día mejor?

Luego de reflexionar le puedes pedir a tu empresa que instale un “Social CRM” de última generación.

Eje #4: Tu eje personal. Tu vida.

Sí, tu vida personal también cuenta. Desgraciadamente cada paso que damos tiende a confundir más nuestro entorno personal con el profesional, por más que nos empeñemos en legislar al respecto. Mezclamos las cosas de forma casi involuntaria. ¿Recuerdas cómo empezó el fenómeno del teletrabajo? ¿Te has visto implicada en ese cambio?

Por un momento piensa en cómo es tu vida y qué cosas están empezando a cambiar sin darte cuenta, qué cosas eran importantes hace unos meses y ahora están en un segundo plano. Qué acciones del día a día han desaparecido (en realidad las hacemos de otra forma) y están siendo sustituidas por otras.

Pero además de los cambios que nos vamos imponiendo por la mimetización con el entorno (No quiero ser diferente, yo también quiero estar), en este eje hay algo muy importante: “El aprendizaje”.

Tu proceso de aprendizaje ya no solo depende de la empresa, si quieres claro. Puedes ser independiente para formarte, para crecer, para comunicarte y para compartir (eje 3). Y eso es parte de tu eje personal, al menos en un proceso de transformación digital. Si haces algo al menos que sea porque aprendes algo, no porque todos/as lo hagan.

Nuestra experiencia desde CreaCommunity.

Desde CreaCommunity ayudamos a iniciar el camino de la transformación digital en la PYME, aplicando esta metodología y permitiendo la implicación de todos los empleados en la planificación de las acciones a poner en marcha.

Las PYMES no pueden dejar pasar la oportunidad de mejorar gracias a la incorporación de la tecnología en sus procesos, pero no desde un punto de vista complejo o poco realista, se debe iniciar desde lo sencillo, desde la detección y corrección de ineficiencias que animarán a los equipos a confiar en el cambio y continuar.

La transformación digital en la PYME no debe ser una amenaza para los puestos de trabajo, sino una oportunidad de avanzar en el aprendizaje de todos/as para crear una empresa mucha más comprometida hacia dentro (crear un propósito) y hacia fuera (la sociedad).


Bibliografía.

Laloux, Frederic. (2016). Reinventar las organizaciones. (7º ed.). Arpa Editores.

Schwab, Klaus. (2016). La cuarta revolución industrial. Debate.

Informe “Transformación digital: la hoja de ruta de las grandes organizaciones” (2020). Elaborado por MIT Center for Digital Business y Capgemini Consulting.


[1] El concepto de empresa “heredada” se refiere a organizaciones de éxito que mantienen una cultura y valores construidos en el siglo pasado o principios de este, con paradigmas de comportamento “ámbar” o “naranja”, según define en su obra Frederic Laloux (Reinventing organizations, 2014).

[2] En su mayoría la presión de la sociedad se centra en conceptos de sostenibilidad, optimización de recursos o creación de un propósito para el desempeño de la actividad.

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